合同管理不仅局限于合同文本的管理,同时也涉及从合同草拟,发起签署,修改补充,归档存储等一系列的流程中的管理,每个环节上的疏漏都有可能造成合同纠纷。因此,合同管理对于企业来说非常重要,但是纸质合同签署不可避免的会出现那么些管理风险,一旦出现,该如何规避呢?
纸质合同管理风险比较常见的一是不签订正式合同,这在许多企业业务合作中都比较容易出现,出于对客户的信任,以及长久的合作关系,或是异地签署不便及合同审批时间长的原因,仅在口头上进行约束不正式的签订合同。一旦对方失约,则容易造成对方逃避责任,引发合同纠纷。
二是签订的合同文本不规范,现实中有不少合同纠纷的例子都是由合同文本不规范引起的。双方在合同签订管理的过程中,由于使用未经审查的合同模板,同时对于合同条款内容审查不仔细,如出现关键的条款信息,表述不明确,内容出现歧义等问题,则带来非常大的合同管理隐患。
三是合同被篡改,被泄露。这一问题对于使用纸质合同签署来说,无法规避。由于是人工管理合同及印章,因此,在管理过程中出现监管不善导致合同损坏,丢失,或是有人游走在法律的边缘,试图通过纸质合同签署弊端从中牟利,对合同进行伪造以及私刻假章,最终容易带来较大的经济损失和纠纷。
那么,该如何规避上述这些风险呢?
随着数字化、信息化的发展,电子合同、电子签名应用也越来越普及,取代纸质合同是必然趋势。电子合同相较于纸质合同,有着高效便捷,安全可靠等优势,无需担心异地签署合同的问题,而且合同签署流程简化,线上操作审批,规避了不可控因带来的审批签署时间长的问题,一旦合同发起,随时随地进行审批,想签就能签,有效解决了纸质合同管理难,审批流程复杂,规避伪造,萝卜章等风险。
此外,签署后的电子合同是以电子数据的形式进行管理,并且大部分电子合同签署平台(如签盾电子合同签约平台)采用了区块链、时间戳等技术手段,对电子数据进行加密防护并且固化原始文件,确保了电子数据存储管理过程中出现篡改伪造等风险。
