如今,互联网信息技术的飞速发展,让电子签名、电子公章等应用得以广泛的推广,作为数字化、信息化办公的重要工具,电子公章因其使用便捷高效,防伪造等优势,逐渐代替实物公章成为众多企业的首选。那么,相较于实物公章管理,电子公章在管理上有哪些优势,需要注意什么呢?
1、电子化管控,管理更高效便捷
电子公章也叫电子印章,它是电子签名有效的表现形式,通过数字技术来模拟实物印章,使其具备与实物印章相同的可视效果和法律效力。因此,可靠的电子公章要符合《电子签名法》的要求,即能够识别签名人身份;认可签署内容以及签名不可被篡改。
电子公章通过电子印章平台或电子合同签署平台进行管控,选择企业内部可信赖的员工作为管理员进行管理,需要用章时,管理员可设置用章人的权限,授权其使用公章,在整个用章过程无需管理员监督,平台即可记录用章人整个的用章过程,可随时查看,一旦发生用章问题,可追溯,且不可抵赖。
2、防止伪造,保障用章使用安全
实物印章容易出现伪造、私刻的问题,且无法避免。而电子印章相比较而言,有效的杜绝了伪造、私刻等问题的发生。首先电子印章是通过数字技术手段制作生成,其次利用数字认证以及电子签名技术,保障了用章人的身份是真实有效的。最后,在线合同文件的签署需要通过电子签章系统,在签署前,系统会要求签署人进行实名认证,即提交有效的企业营业执照相关资料以及法人或个人有效的身份信息,人脸识别等,再由公安部、工商局等管理部门进行数据比对确认,ca认证机构颁发数字证书,确保了签署主体的身份是真实的。
电子公章的应用符合当下数字经济的发展,帮助企业以及政务服务提高了效率,降低了成本。当然在管理过程中,需要注意的是公章账户的管理人选择要确保可信,然后严格的把控公章的使用权限,不要滥用权限,针对需要的员工进行授予,以确保员工工作能够正?？?此外,要做好离职人员的权限回收,避免出现离职人员还能使用企业电子公章的情况。
