想知道企业电子合同如何进行管理,需要从合同准备、合同签署、合同履行、合同归档四个管理流程中详细了解。电子合同的签署是需要通过电子合同订立系统,并且在使用签署前需进行实名认证,申请获取可靠的电子签名。
首先是合同准备阶段,也就是需要提前拟定好双方签署的合同电子版文件,一般以word的形式进行编辑,确认双方能够接受的条款内容。
然后就是合同签署环节,把准备好的电子版合同文件上传到平台,如果需要上级领导审批可以先进行审批流程,即提交部门领导人等待确认,确认好的合同内容再进行设置签署信息,包括了签署人、签署时间、签署顺序等。
其中还涉及到了印章授权流程,即印章管理部门可以直接授权给你印章使用权限,无需再经手印章管理部门签章操作。先签署的一方进行确认,意愿认证,进行盖章操作。然后就可以发送给另一方了,平台会通过短信的方式通知,另一方进行同样操作就可以盖章完成合同签署了。
合同签署完成后就进入到合同履行阶段,这期间需要员工进行合同履行的跟踪与确认,然后进行款项的安排确认,最终按照合同时间确认合同完成。
合同完成后需要进行留档管理,以便后续的查找。电子合同是电子化管理方式,因此归档工作也无需人工核对,事先建好相应的合同文件夹,一键移动即可归类,搜索查阅非常的方便。
因此,相比纸质合同的管理,企业电子合同管理更加的便捷高效,帮助企业提高工作效率,降低各项成本开支。
