在企业的合同管理流程中,尽管投入了大量资源,但仍难以彻底杜绝合同造假、印章伪造、合同内容被替换或篡改等风险。特别是在合同签署环节,企业常常面临多重挑战:
页码变动隐患:若签署方的安全意识不足,且合同文件未设置规范的页码标识,那么在签署过程中,合同被非法增减页面的风险将显著提升,这在多页合同中尤为突出。
内页替换风险加剧:骑缝章作为防范合同篡改的传统手段,在实际操作中可能会因疏忽而未得到正确使用,从而为合同内容的替换留下漏洞,这对先盖章的一方构成了不小的威胁。
数字篡改技术挑战:在远程签署场景下,由于无法面对面确认,先签署方可能会利用图像处理软件(例如Photoshop)篡改合同中的关键条款,如金额、生效日期等,从而引发纠纷。
针对这些合同管理中的顽疾,企业亟需采取有效措施进行防范。传统的人工审核方式不仅成本高昂,而且效率低下,在处理大量合同时更是力不从心。此时,电子合同的引入为企业合同管理带来了革命性的变革:
防篡改技术保驾护航:电子合同平台通过CA数字证书进行身份认证,确保合同在流转过程中的每一次修改都能被清晰记录,包括修改内容及修改者身份,从而有效防止非法篡改。同时,平台还提供在线验签功能,方便用户快速验证合同真伪,并可根据需要出具具有法律效力的公证书或司法鉴定书。
数据安全存证无忧:与纸质合同相比,电子合同作为电子证据,需要采用特殊手段进行数据保全。这包括对签署结果的固化存证,以及将签署过程中的所有操作(如注册、认证、签字等)记录下来,形成日志文件并进行存证。以签盾电子合同平台为例,该平台采用区块链技术对合同签署全程进行存证记录,确保合同的完整性和真实性。
时间戳固化技术确保不可篡改:通过引入国际标准时间,对合同签署时间进行固化。一旦合同被修改,时间戳将发生变化,导致合同失效。这种技术为合同的不可篡改性提供了有力保障。
法律效力得到保障:根据《电子签名法》的规定,使用可靠的电子签名签署的电子合同具有与手写签名或盖章的纸质合同同等的法律效力。因此,在签署电子合同时,建议合同双方在条款中明确约定使用电子签名、数据电文、电子存证,并选择由权威第三方认证的电子签名和签约平台。
电子合同以其独特的“电子化”特性,为企业合同管理带来了诸多显著优势,如今在越来越多的企业当中得到了重视和使用,有些企业由于签署合同量大,仅因为使用了电子合同签约,就可以节约上百万的成本,真的非常惊人。使用电子合同签约,企业可以获得的好处主要体现在以下方面:
高效便捷:互联网技术的应用使得合同的订立更加快速高效,极大地节省了时间和成本。
虚拟化趋势明显:合同签订主体及环境的虚拟化成为显著特点,打破了时间和空间的限制。
签订方式变革:完全电子化的签订方式改变了传统面对面签订的模式,实现了合同的远程签署和快速流转。
法律严格规范:电子合同的适用受到法律的严格规范,确保了合同的有效性和合法性。
标准化与自动化进程加速:大量点击合同的使用推动了合同订立模式的标准化和自动化进程,提高了合同管理的效率和准确性。
电子合同签约是企业发展进化的重要工具,还没开始使用的需要尽快部署起来,早日将电子合同签约能力集成到公司的业务系统当中,这样才能充分发挥电子合同签约的效力,为公司的规范稳定、低成本高效发展提供助力!