当下,数字化时代,对于企业的人力资源部门来说,每天需要重复处理大量的合同、文件等材料,加上企业人员的流动性大,一部分求职者的身份核实难,异地合同签署不便,合同仓储管理繁琐,查阅不便以及印章也容易发生被盗风险等,一系列的问题导致人力资源部门的效率底下,成本却不断的在增加。
事实上,传统纸质合同签署方式已经无法满足人力资源部门提高效率,快速发展的需求。对企业的其他部门也造成一定影响,导致业务进度缓慢,掉单,冒签代签行为时有发生,最终造成经济损失。而随着电子合同、电子签名的出现,应用,这一问题得到了有效解决。
首先我们来看,在劳务合同的签署上,纸质合同有哪些制约问题:
签署量大时,分身乏术,导致效率低,成本高,管理难。尤其是在集团公司这些问题尤为明显,各地有分公司,同时又在不断扩大业务,新增分公司,办事处,项目部,事业组等,人员招聘工作巨大,加上人员的流动,签署量增多,纸质合同签署流程不仅繁杂,而且层层审批耗费大量的时间,仓储管理又需专人进行看管。
纸质合同签署身份核实的问题是比较难解决的,尤其是当有人使用假身份证或异地签署合同时,无法及时准确通过第三方机构有效的辨认其身份,一旦合同签署,后续遇到问题,维权会变得比较困难。
纸质合同签署时印章管理也是一大难题,印章的使用频繁,谁用了,用来做什么均无法得到准确有效的记录,因此,员工私自使用,冒签代签或者被有心之人盗用,刻制假章等事件无法避免。
电子合同,电子签名是如何解决这些问题的呢,下面我们以签盾电子合同为例,签盾电子合同拥有自研的电子合同签约平台,帮助企业提供包括电子合同签署、管理、存证等在内的全生命周期服务,不仅能让企业节省合同打印、快递、仓储以及管理带来的成本,而且大幅的提高呢企业的办事效率,优化管理流程。
首先使用电子合同签署,需通过电子合同订立系统进行签署,电子合同订立系统提供实名认证功能,签盾电子合同签约平台要求用户提供企业营业执照、法人或个人身份证明,手机号,人脸识别等在内的信息,确保了用户的身份信息是真实有效的,同时针对认证用户,ca认证机构也会颁发数字证书,获取有效的电子签名。
其次,电子合同的签署全程都在线上,从电子合同文本草拟,到上传电子合同,发起合同签署,合同管理等都在电子合同订立平台上完成,可以说,电子合同平台实现了企业合同签署及其业务管理的全程的数字化、电子化。通常来说,一份电子合同的签署时间快至1-3分钟,其成本在2-7元之间,而纸质合同基本在20元左右,相比之下,降低了80%。
最后是在存储安全上,纸质合同的存储是采用纸质合同原件,量大时容易堆积,并且纸张年久易破损,堆积之后查阅也非常不方便。电子合同签署采用电子信息数据传输,存储。无需占用物理的仓储空间,而且在签署以及存储过程中,通过电子签名、区块链、时间戳等技术手段,对签署的电子数据进行加密上链,固化文件。确保了数据不被篡改,保证了数据的完整性,安全性。相比之下,电子合同数据存储安全性要高许多。
