人力资源场景存在大量文件处理工作。仅仅围绕一个员工入职、转岗、调岗、离职的全过程，HR需要处理的文件就可能超过10份，包括面试、背调、发offer、签订劳动合同、保密协议、竞业协议等等环节。
据就业市场调查数据显示，2023年全国职工总数4.02亿人左右，在这样的体量下，可以想象全国的HR人员需要处理的各种文件会是一个怎样庞大的数字。
电子合同时代，签盾人力资源场景解决方案，实现合同文件签署处理的高效化、流程化、智能化，将HR们从耗费大量时间精力的机械重复性文件处理工作中解放出来。
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行业痛点
1、文件量大，重复劳动多
需要HR经手办理的文件包括劳动合同、离职证明、保密协议、竞业协议等，种类非常繁多，且每份文档从制作、打印、签署、归档管理等需要HR处理解决，尤其是在入职高峰期，那些员工数量较多的企业根本忙不过来。
2、签署过程繁琐，缺乏时效性
纸质合同的签署需要经历打印、审批、盖章、邮寄等多个环节，这些环节往往需要多人协作，耗时费力。由于复杂的签署流程，合同签署的时效性难以保证，在快速变化的市场环境中，这可能导致企业错失商机或增加不必要的成本。
3、异地签署成本高、效率低、不安全
对于需要异地签署的合同，需要邮寄合同给员工，每份合同耗时2-15天，平均一份合同成本在25元左右，大幅增加了签署成本。并且，在合同邮寄过程中，可能出现延误或丢失等意外情况，进一步影响合同签署的时效性。在签署过程中，HR还要实时跟进签署进度，以免漏签、假冒代签等带来法律风险。
4、合同管理成本高、查阅难
大量的纸质合同，需要占用大量的物理存储空间，并需要专人进行整理和保管，增加了企业的管理成本。当需要查阅合同时，需要手动翻找，效率低下且容易出错。特别是在合同数量庞大的情况下，查找特定合同变得尤为困难。
5、公章管理风险高
纸质合同签署过程中，涉及公章的使用。集团企业印章数量多、种类繁杂，无法统一管理，分/子公司盖出去的章总部也难以全程监管，增加了管理难度和成本，且容易引发由于管理不善或内部人员违规操作等带来的法律风险。
6、业务系统不互通，数据无法统一沉淀管理
企业内部招聘系统、员工入职系统、OA系统等未打通，数据沉淀管理难，HR校对、管理员工信息数据需要在多个系统间来回切换，手工导入导出十分麻烦，且数据格式可能无法统一，需HR二次处理，增加了很多管理成本。
7、法律风险增加
纸质合同容易被篡改或伪造，增加了合同真伪辨别的难度。一旦发生合同纠纷，企业需要收集大量证据进行维权，包括人证、物证等，这增加了维权的成本和难度。
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解决方案
面对传统纸质签署的种种弊端，电子签名技术的出现，可以完美地解决上述这些问题。近些年，国家也在大力推进电子签名技术在人力资源场景的应用。
2020年3月10日，人社部官网发布重磅通知，用人单位与劳动者协商一致，可以采用电子形式订立书面劳动合同，浙江、湖北、四川、山东、山西、广东、上海、重庆等多省及直辖市人社部官微/官网跟进发布?！兜缱忧┟ā贰ⅰ独投贤ā?、《合同法》等法律文件中，也为HR应用电子合同提供了明确的法律支撑。在多起涉及人事纠纷的案例中，仲裁委均支持电子劳动合同的法律效力。
签盾电子合同签约平台，全程在线签署，最快只需3分钟即可完成签约，且支持批量签署，大幅提升签署效率。签署过程中，严格进行实名认证、意愿认证，确认好签署对象的身份，确保为本人签署。签署的文件无需打印、无需邮寄，平均一次签署可节约20元左右的成本，签署完成的文档支持在线归档调阅、数据统一管理，降低管理难度和成本。
签盾根据人力资源签署场景需求，提供多种接入方案以满足企业不同需求，实现人力资源签署全场景应用覆盖。
1、公有云
HR通过签盾微信小程序、PC端/移动端官网、H5页面等各种渠道，一键注册登录企业账号，即可发起签署。涉及多方签署主体时，可设置签署顺序完成签署，所有签署数据存放在云端，且对全过程签署数据进行存证，确保合同签署的法律效力。
方案特点：
（1）覆盖微信、支付宝、APP、H5等六大端。
（2）一处发起，多方签署主体签署，可设置签署顺序。
（3）支持多方协作、批量发起等各类功能，便捷HR操作。
（4）一站式电子合同签署、在线合同管理、合同归档分类。
2、开放平台
基于企业业务系统，以API接口调用方式，将签盾各项电子签约服务能力对接至企业自身的业务系统中，完成电子合同的签署。
方案特点：
（1）支持根据业务逻辑进行适配调用。
（2）签署时全程取证，证据链直通法院。
（3）支持界面自定义设计，与自有平台无缝融合。
（4）支持微信分享、短信通知等多种通知方式。
（5）签署各节点自动存证上链，在线出证，方便快捷。
3、混合云
签盾为用户进行专业化后台管理系统和签章系统部署，对接签盾公有云电子签名服务，既满足用户核心数据不出本地的需求，也满足用户需要结合自身业务特点打造独有签署流程，以让电子签名签署更顺畅的需求。
方案特点：
（1）本地化部署，一个工作日内完成，独享服务器资源。
（2）独家原文沙箱技术，核心数据不出网，保证客户隐私安全。
（3）集中化管理组织印章，确保用印安全。
（4）混合签署，内外协同，满足人力资源场景各种内外部签署需求。
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功能展示&场景应用示例
1、功能展示
（1）批量发起合同
当HR面临多位员工入职时，会忙不过来。针对这一情况，签盾提供专业化电子签约平台或者接口，通过Excel表格批量导入签署方信息，实现批量发起合同签署功能，便于HR高效、快捷解决大批量发起合同签署问题，大幅提升效率，将HR人员从重复、低质工作中解放出来。
（2）合同批量签署、催办、撤回
在HR面临需要发起大批量员工签署的合同时，支持通过设置印章匹配自动落章功能，在需要加盖公章的合同上自动落章，无需任何人工操作。盖章完成后，以邮件或者短信的方式批量通知员工。
（3）合同文档调阅和管理
签盾提供电子签约系统合同文档管理?？?，支持根据合同状态以及合同类型分类等对合同进行管理，包括查看/预览合同详情、查看合同签署流程、对完成签署合同进行归档等，高效迅捷解决HR在处理传统纸质合同文档时管理和调阅不便等问题。
2、场景应用示例
（1）预入职&入职
在预入职&入职情景下，HR录入员工信息，背景调查，offer发放确认，收集员工材料，签订劳动合同、竞业协议、保密协议等，都可以通过系统在线完成。
预入职时，员工可通过系统在线签名登记信息。背调前，可以通过系统向员工发出背调授权文件，员工在线实名认证并签字授权即可实现。背调通过后，HR可通过邮件或者短信向员工发送链接，送达录用通知或者收集员工材料信息等，员工点击短信链接即可上传身份证/毕业证复印件、体检报告等材料，并签字确认。
在入职时，HR可在系统中上传合同模板，根据预入职时收集到的资料填充员工信息，并向员工批量发起签署请求，员工收到HR发来的签署短信或邮件，点击链接确认合同无误后，进行实名认证、意愿认证、在线签署；
签署合同过程中，员工可以补充上传缺少的资料，HR也可以在后台实时掌控合同的签署进度，针对未及时签署合同的员工，可以一键批量催促提醒，避免出现合同漏签情况，给公司带来法律风险。
合同完成签署后，即可一键在线归档，可以随时在线查阅、管理、下载。
（2）调岗&转岗
当涉及员工调岗和转岗时，也可以在线签署完成。
如果是在公司内进行，企业和员工通过签盾电子签名签署一份新的劳动协议；如果涉及到公司间(如子公司等)的岗位调换，转入公司、转出公司、员工之间需要签署三方协议，转入公司与员工之间、转出公司与员工之间，需要分别通过签盾完成协议的在线签署。
（3）离职
员工需离职时，可通过系统在线发起申请。离职申请通过后，HR将各项离职文件制作上传，且可以设定好固定区域，用于企业方加盖公章。当HR批量发起全部离职文件的签署请求后，系统可以自动批量加盖公章，员工完成意愿认证并签字盖章确认即可。
签署完成后，系统将所有离职文件发送员工邮箱或短信通知员工接收，便于员工下载、保存，同时所有文件也会在服务器进行存储，便于企业归档管理。
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客户案例
1、司源人才
司源人才是一所国内兼具实力和影响力的就业教育集团，自成立以来，提倡“依法培训，从严管理，因材施教，就业为先”的服务理念，积极拓展航空，铁路就业渠道，培养输送各类就业人才。在合同签署场景中，由于公司管理服务升级，传统纸质合同签约方式已经不能满足企业日益增长的业务需求，而且纸质合同易丢失、易篡改，给司源人才带来了较高的法律风险。
通过签盾电子合同签约平台，司源人才实现了全过程线上签署。拟定好的合同文件，可以直接通过签盾电子合同签约平台完成签字盖章，直接以微信、短信通知等方式发给对方，随时随地都能签约，最快3分钟内就可以完成合同签署；且所有签署的合同都能在系统中进行存储管理，支持标签分类识别，随时浏览、查阅、下载到本地，不用担心合同遗失；结合数字签名、时间戳、区块链等技术，有效保障合同数据安全。
2、宸汇人才
宸汇人才服务就业平台是由晟裕航空、宸汇人才、宜锦教育等机构共同授权成立的一家专业从事航空、高铁的服务机构，为全国各航空公司及多家机场提供了大批高端服务人员和紧缺技术人才。过去，在人力资源场景的合同文件签署，如劳动合同签署、外包服务协议、竞业协议、保密协议、电子证明开具等业务场景，由于无法实现电子签约，存在签署效率低、签约周期长、异地签署不便等难题，易引发员工情绪；且签署过程中所耗费的人力、纸张打印、快递邮寄等成本高昂，企业需要承担较大的成本压力。
通过签盾电子合同签约平台，宸汇人才实现电子签约，大幅提升了合同文件签署的效率，即使企业、员工身在异地，也能用实名认证和意愿认证进行在线身份确认，并一键完成签署，无需奔波到场或来回合同邮寄，节省了巨大的签署成本，助力宸汇人才进一步实现降本增效的目标。整个签署过程，签盾平台采用区块链存证技术、可信时间戳技术等对数据进行加密防护，避免篡改，保存整个签署过程形成证据链，保障合同双方的权益。
签盾是全证据链电子签名领先者，以安全合规为核心，以技术创新为驱动，致力于为企业、政府及个人用户提供安全合规、高效便捷的数智化电子签名解决方案，实现各行业具体业务场景与电子签名的全链路数字化闭环，简化签署流程，确保每一份签名的法律效力，助力降本增效。
签盾旗下拥有电子合同签约平台、电子合同签约管理系统（混合云/私有云）、UKey电子章、电子签约钉钉版、开放平台、电子数据存证管理平台等产品，目前已为30+行业，超100000客户打造“签约简单，盾守保障”的数字化签署体验。
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